コンテンツ
- あなたはそれを行うことができます！
- ステップ1：ファイル構造を決定する
- ステップ2：Googleドライブにフォルダを作成する
- ステップ3：デジタルダスティング
- ステップ4：ドライブ内のファイルとフォルダを移動する
- 私と共有するのはどうですか？
- Googleドライブのヒント！
- Googleドライブでクイックアクセスするためのスターファイル
- 成功！あなたはGoogleドライブを組織しました！
Jonathan Wylieは、他の人が自分のテクノロジーを最大限に活用できるよう支援することに情熱を注ぐデジタル学習コンサルタントです。
あなたはそれを行うことができます！
Googleドライブを整理する時が来ました。あなたは何ヶ月もそれを延期していて、物事は手に負えなくなっています。検索バーで必要なファイルを見つけるのが難しくなり、作成した混乱が深刻にあなたを悩ませ始めています。これがおなじみのように聞こえる場合は、適切な場所に来ています。このステップバイステップガイドは、あなたを軌道に戻し、混乱に秩序をもたらすように設計されています。始めましょう。
ステップ1：ファイル構造を決定する
最初にフォルダの作成とファイルの移動に取り掛かる前に、理想的なファイル構造がどのように見えるかを考える必要があります。言い換えれば、あなたが終わったとき、それはどのように見えるでしょうか？多くの人は、これを紙にスケッチしたり、MindMaster.ioなどのマインドマッピングツールを使用して、必要なフォルダーとその整理方法のフローチャートを作成することに価値を見出しています。
完成品には、トップレベルまたはルートのフォルダーと、サブフォルダーの複数のレイヤーが含まれます。フォルダはファイルの並べ替えに使用する組織単位であるため重要ですが、特にトップレベルでは、必要以上に作成する必要はありません。トップレベルにあるフォルダが多いほど、長期的には面倒になるので、全体像を考えてください。デジタルライフを分類するために使用できるフォルダーの最小数はいくつですか？
マインドマッピングプロセスの一環として、MyArchiveというフォルダを追加することを検討してください。これは、関連性がなくなったファイルを移動するのに最適な場所ですが、後日参照する必要がある場合に備えて、ファイルを削除したくありません。このフォルダは、新しいファイル構造に適合しないすべてのもののダンプグラウンドであってはなりません。日付またはトピックごとにサブフォルダーを作成して、順序を付けてください。そうしないと、すぐに手に負えなくなります。
ステップ2：Googleドライブにフォルダを作成する
理想的なファイル構造がマッピングされたので、次はGoogleドライブに必要なフォルダを作成します。この時点で、Googleドライブにすでにフォルダがある可能性があることを認識することが重要です。それは問題ありません。今のところそのままにして、ステップ1で計画したフォルダーを作成します。トップレベルのフォルダーから始めて、さらに深く進み、すべてのサブフォルダーを作成します。
新しいフォルダを見つけやすくするために、フォルダ名の前にピリオドまたはゼロを付けることができます。これにより、Googleがこれらのフォルダをアルファベット順に並べ替えるため、サイドバーのファイル構造の上部に自動的に表示されます。任意のフォルダを右クリックして、その色を選択することもできます。これは、作成したフォルダーに視覚的にタグを付けて、探しているフォルダーを見つけるのに役立つ優れた方法です。一部の人々は、いくつかの追加の個性のためにフォルダ名に絵文字を追加することさえあります。モバイルデバイスからすばやく実行することも、emojipedia.orgからアイコンをコピーして貼り付けることもできます。
フォルダを作成するときは、フォルダの内容を正確に説明し、Googleドライブ全体で一貫して使用できる明確な命名規則を考えてみてください。ファイルがどこにあるかを正確に知る必要があるので、ファイルシステム全体でファイルをあいまいにしたり、フォルダー名を繰り返したりしないでください。複数のフォルダーを調べて必要なファイルを探すと、すぐに混乱して時間がかかります。
ステップ3：デジタルダスティング
この手順はオプションと考えてください。ただし、数分かけてデジタルダスティングを行うことをお勧めします。ここでの目標は、ファイルの数を減らして、必要なものだけを入手できるようにすることです。ここで古いファイルを削除すると、新しく整理されたファイル構造に物を移動し始めるときに作業する時間が少なくなるため、時間を節約できます。
真実は、誰もが自分のGoogleドライブに、意味のある目的を果たさなくなったファイルを持っているということです。たとえば、Google製品の使用方法について人々をトレーニングしているときに、機能をデモするためにGoogleドキュメントやスライドデッキを作成することがよくあります。最終的に、これらのゴーストファイルはドライブを詰まらせるだけですが、Googleドライブの検索バーを使用してファイル名として「デモ」または「無題」を検索すると、片道チケットが必要なファイルをすばやく見つけることができます。ゴミ。
これをさらに一歩進めるための優れた方法は、Googleドライブに組み込まれている高度な検索オプションを使用することです。検索バーの右側にある矢印をクリックするだけで、ドライブからドロスを取り除くために使用できるさまざまな検索条件を見つけることができます。たとえば、フィルタを設定して、Googleドライブ内のすべてのPDFを検索できます。ドキュメントの所有者でフィルタリングしたり、最近アクセスしたファイルを確認したりすることもできます。
ステップ4：ドライブ内のファイルとフォルダを移動する
ここから実際の作業が始まります。すべてのファイルを、それらが属するフォルダーに移動するときが来ました。まず、移動するファイルを選択する必要があります。あなたはそれをクリックすることによって単一のファイルまたはフォルダを選択することができます。複数のファイルを選択するには、選択範囲をクリックしてドラッグするか、1つをクリックしてからCtrlキー（Macの場合はCmdキー）を押しながら、このグループに追加する他のファイルをクリックします。次に、以下のいずれかの方法でファイルを新しい家に移動します。
- メインウィンドウのフォルダ、または画面左側のサイドバーのフォルダにファイルをドラッグアンドドロップできます。
- 選択したファイルを右クリックし、[移動先]を選択して、ファイルピッカーを開き、ファイルの移動先のフォルダーを選択します。
- ファイルの移動先のフォルダを選択するには、右上隅にある3つのドットをクリックし、[移動先]を選択します。
新しいGoogleファイルを作成する場合、または既存のファイルを開く場合は、ドキュメントのタイトルの右側にあるフォルダアイコンを探します。このアイコンをクリックしてファイルピッカーを開き、新しいホームを選択します。 [ファイル]> [移動]をクリックして、同じことを実行することもできます。
同じファイルを複数のフォルダに配置する場合は、ドライブショートカットを使用できます。デスクトップショートカットと同様に、ドライブショートカットはファイルの元の場所を指します。設定方法は次のとおりです。
- ファイルを保存する元のフォルダーにファイルを移動します
- ファイルを右クリックして、[ドライブにショートカットを追加]を選択します
- 次に、ファイルを表示する2番目の場所を参照し、[ショートカットの追加]をクリックします。
ドライブショートカットは必要な数だけ追加でき、ショートカットの場所または元の場所から元のファイルにアクセスできます。
Googleドライブを整理するもう1つの方法は、デスクトップアプリを使用することです。デスクトップ版が存在することを誰もが知っているわけではありませんが、MacまたはPCでは無料で利用できます。 Googleには、デスクトップ用の2つのバージョンのGoogleドライブがあります。ドライブファイルストリームは、ビジネスまたは学校によって発行されたGoogleアカウントを持っている人に推奨されますが、バックアップと同期は他のすべての人に推奨されます。 Googleドライブの右上隅にある歯車のアイコンをクリックすると、デスクトップアプリをダウンロードするためのリンクが見つかります。
一部の人々がGoogleドライブデスクトップアプリでファイルを整理することを好む理由は、それがあなたがすでに慣れ親しんでいる可能性が高いファイル管理環境にあなたを置くからです。インストールすると、Macユーザーの場合はFinderウィンドウ、PCユーザーの場合はファイルエクスプローラーウィンドウにすべてのGoogleドライブファイルが表示されます。ここから、コンピューターに保存されている他のファイルと同じように、新しいフォルダーを作成したり、物をドラッグアンドドロップしたりできます。
私と共有するのはどうですか？
多くの人は、Shared With Meファイルを整理する必要があると感じています。なぜなら、ここに来るたびに見られる雑然とした混乱に耐えられないからです。ただし、そのオプションは存在しません。これらのファイルはマイドライブのように整理することはできず、手動で削除するまでファイルはここに残ります。現在、整理できるのは自分が所有するGoogleドライブファイルのみです。
これがイライラする場合は、Shared WithMeをフィルターとして考えてみてください。これは、あなたと共有されているファイルを表示するための単なる方法です。それ以上でもそれ以下でもありません。マイドライブのファイル構造に含めたいファイルを誰かがあなたと共有している場合は、そのファイルを右クリックし、ドライブショートカットを使用して選択したフォルダに追加できます。 Shared With Meから移動することはありませんが、それが重要な場合は、自分のファイルに含めるオプションがあります。
Shared With Meからファイルを削除する場合は、ファイルを右クリックして[削除]を選択します。これによってファイルが削除されることはありませんが、Shared WithMeリストからファイルが削除されます。元の所有者、およびこのファイルの他の共同編集者は、引き続きこのファイルにアクセスできます。
Googleドライブのヒント！
Googleドライブでクイックアクセスするためのスターファイル
ファイルにスターを付けるときは、基本的にブックマークを付けて、すばやく見つけられるようにします。スター付きファイルには、Googleドライブのサイドバーにあるスター付きオプションをクリックしてアクセスできます。これらのファイルは、割り当てられたフォルダに引き続き存在しますが、Googleドライブのスター付きセクションで見やすくするために、フィルタリングされて表示されます。任意のファイルまたはフォルダーを右クリックしてスター付きに追加するか、ファイルを選択してキーボードのSキーを押してスターを付けることができます。
スターは、何度も使用するファイル用に予約するのが最適ですが、スターを使用すると、整理できないため、ある程度の責任が伴います。この領域は、以前ほど役に立たないファイルですぐにオーバーランする可能性があるため、数週間ごとにスター付きファイルに再度アクセスして、そこにあるファイルがまだ自分に関連していることを確認する必要があります。スターを追加したのと同じ方法でスターを削除できます。
成功！あなたはGoogleドライブを組織しました！
ファイルの数によっては、Googleドライブの整理に時間がかかる場合があります。ただし、このような体系的なアプローチを使用すると、制御することができます。あなたはいくつかの秩序を取り戻し、将来のために前もって計画することができます。このようなシステムを維持するには規律が必要ですが、組織の道から外れた場合は、次にGoogleドライブで春の大掃除が必要になったときにいつでもこのガイドに戻ることができます。
